Guia de relatórios HubSpot: mais poder para times de marketing, vendas e atendimento

Relatórios personalizados são componentes críticos em estratégias de crescimento empresarial. Afinal, são eles que fornecem uma visão clara do desempenho das equipes de marketing, vendas, atendimento e cliente.

Essas equipes precisam de insights baseados em dados para identificar áreas de melhoria e criar estratégias eficazes. Sendo assim, os relatórios personalizados do HubSpot oferecem uma interface amigável que capacita os times a rastrearem seus resultados de forma mais precisa e confiante. 

A disponibilidade de dados valiosos permite tomadas de decisões mais estratégicas, resultados em um melhor desempenho e maior sucesso para a empresa.

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Dito isso, a capacidade de gerar relatórios personalizados adaptados às necessidades específicas de cada equipe é um ativo inestimável, e é exatamente isso que o HubSpot oferece: decisões mais informadas e crescimento impulsionado da sua empresa. 

Bom, para te ajudar a aproveitar a capacidade máxima dessas ferramentas e da qualidade dos dados apresentados por ela, elaboramos um guia completo sobre a ferramenta de relatórios do HubSpot. Acompanhe: 

Benefícios dos relatórios personalizados da HubSpot 

A seguir, separamos os principais benefícios observados em cada equipe após a adoção dos relatórios personalizados da HubSpot em suas análises de dados: 

Para equipes de marketing

Os relatórios personalizados da HubSpot oferecem uma série de benefícios e vantagens para equipes de marketing  em todas as indústrias e para todos os tamanhos de empresas. 

Dito isso, uma das principais vantagens é a capacidade de visualizar e analisar dados em tempo real, permitindo que as equipes façam ajustes imediatos em suas estratégias de marketing para maximizar seu impacto. 

Assim, com os relatórios da HubSpot, as equipes podem identificar tendências e padrões nos dados que podem não ser visíveis a olho nu, e esses insights podem ser usados para fazer mudanças significativas em suas abordagens de marketing. 

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Outra vantagem significativa dos relatórios personalizados do HubSpot é a capacidade de gerar relatórios automatizados com facilidade. Assim, ao invés de gastar horas coletando e compilando dados manualmente, as equipes podem criar relatórios automatizados que são atualizados automaticamente com as informações mais recentes, economizando tempo e permitindo que as equipes se concentrem em estratégias de marketing mais estratégicas. 

Além disso, como o próprio nome já diz, esses relatórios são altamente personalizáveis, permitindo que equipes de marketing selecionem os dados mais relevantes  e importantes para seus objetivos de negócios específicos. 

Isso significa que as equipes podem se concentrar em métricas importantes e relevantes para suas campanhas de marketing e ignorar dados desnecessários e irrelevantes. 

Por fim, os relatórios da HubSpot também podem ajudar equipes de marketing a monitorar o desempenho de seus funcionários. Com a capacidade de visualizar o desempenho. Assim, as equipes podem identificar as áreas em que cada membro da equipe pode melhorar e fornecer treinamento e suporte adicionais para melhorar o desempenho. 

Para equipes de vendas

Assim como em equipes de marketing, os relatórios personalizados do HubSpot também são de grande valor para equipes de vendas. Afinal, com a ajuda desses relatórios, é possível visualizar com clareza as principais métricas do negócio, tais como desempenho de vendas, as taxas de conversão e a efetividade das campanhas publicitárias. 

Sendo assim, ao ter acesso a esses dados, as equipes de vendas podem identificar oportunidades de melhoria e ajustar suas estratégias de vendas para maximizar os resultados. Além disso, a personalização dos relatórios permite que a equipe foque nas informações mais relevantes para seu setor específico, de modo a atender melhor às necessidades e as expectativas dos clientes. 

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Os relatórios da HubSpot também permitem que as equipes de vendas avaliem o desempenho individual de cada vendedor, identificando seus pontos fortes e fracos e criando planos de ação específicos para ajudá-los a melhorar. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade e eficiência da equipe de vendas como um todo. 

Além disso, a geração de relatórios personalizados facilita a comunicação entre a equipe de vendas e outras partes interessadas do negócio, como a equipe de marketing e a diretoria da empresa. 

Para equipes de Customer Success e atendimento

Já para equipes de Customer Success (Sucesso do Cliente), atendimento e suporte, os relatórios HubSpot também apresentam um papel crucial. Afinal, a ferramenta fornece uma visão clara e detalhada do desempenho das equipes, permitindo a análise de métricas como tempo de resposta, satisfação do cliente e taxa de resolução de problemas. 

Com acesso a esses dados, essas equipes podem identificar áreas de melhoria e criar estratégias eficazes para melhorar a experiência do cliente e aumentar a retenção. Por exemplo, se os relatórios indicarem que a taxa de resolução de problemas está baixa, as equipes podem ajustar seus processos de atendimento e suporte para garantir que as soluções sejam entregues de forma mais eficiente e satisfatória para o cliente. 

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Além disso, os relatórios personalizados da HubSpot ajudam as equipes a monitorar seus desempenhos individuais, o que pode ser útil para orientação e treinamento personalizado. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência da equipe e a reduzir o tempo médio de resposta, resultando em uma experiência mais positiva para o cliente. 

Além disso, em equipes com capacidade analítica são capazes de obter insights em tempo real sobre o comportamento do cliente. Assim, esses dados podem ser usados para entender melhor as necessidades dos clientes e fornecer soluções personalizadas para problemas específicos. 

Para estratégias de Revenue Operations (RevOps)

Estratégias de Revenue Operations (RevOps) buscam a unificação de todas as operações de vendas, marketing e sucesso do cliente, a fim de impulsionar o crescimento de receita de uma empresa de maneira coordenada e eficiente.

Sendo assim, a chave para essa abordagem é ter um único ponto de acesso para todas as informações, permitindo que a equipe tenha uma visão completa e clara do funil de vendas e do desempenho geral do negócio. 

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Os relatórios HubSpot, portanto, são ferramentas essenciais para estratégias de RevOps, já que fornecem dados precisos e atualizados sobre as atividades de marketing, vendas e atendimento ao cliente em um único lugar. 

Com essas informações, as equipes podem identificar gargalos no funil de vendas, pontos de atrito no processo de atendimento ao cliente e oportunidades de otimização em geral.

Além disso, os relatórios personalizados da HubSpot permitem que as equipes criem seus próprios relatórios e dashboards com base em suas necessidades específicas. Isso significa que cada equipe pode focar nos dados mais importantes para seus respectivos trabalhos, tornando mais fácil monitorar seu desempenho e identificar áreas de melhoria.

Por fim, outra vantagem dos relatórios da HubSpot para estratégias de RevOps é que eles são integrados a outras ferramentas e plataformas usadas pelas equipes, como Salesforce e Slack. Isso também dá uma visão mais completa das operações e mais eficiência no trabalho em equipe. 

Tipos de relatórios no HubSpot

Os relatórios da HubSpot são um resumo dos dados que você pode usar para criar cartões em seu painel, ao contrário de outras ferramentas de análise e visualização de dados, em que exploram-se dados de maneira mais específica. 

Sendo assim, com HubSpot, você pode criar relatórios diferentes com base em seu plano contratado, que garantem relatórios personalizados de diferentes tipos para suas equipes. Vejamos alguns exemplos. 

Relatórios de marketing HubSpot

Bom, para que você possa compreender melhor sobre como funcionam os tipos de relatórios da HubSpot, vejamos um pouco mais sobre os relatórios de marketing ofertados pela plataforma:

Relatório de atribuição

Como vimos nos exemplos acima, os relatórios de atribuição são usados para ver as interações que seus contatos fazem ao longo da jornada do cliente. 

Diante disso, é possível usar diversos modelos de atribuição para dar crédito a ativos e interações de uma forma que faça sentido para o seu negócio. 

Você pode contar com alguns tipos de relatórios de atribuição: 

• Relatórios de atribuição de criação de contatos: ajuda na compreensão de quais esforços de marketing estão gerando mais leads para o seu negócio. 

• Relatórios de atribuição de criação de negócios: auxilia na compreensão de quais negócios de marketing estão gerando mais negócios novos no Marketing Hub Enterprise. 

• Relatórios de atribuição de receita: apresenta os dados para entender quais esforços de marketing estão gerando mais receita para o seu negócio, porém, também é disponível apenas para o plano Enterprise. 

Relatório sobre receita 

Outro ponto importante sobre os relatórios de marketing da HubSpot, como você percebeu até aqui, é a visibilidade da sua receita (funcionalidade para os planos Professional e Enterprise). 

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Atualmente, a plataforma conta com 11 tipos de relatórios sobre receita:

• Receita das empresas pela primeira conversão: a receita total da empresa em um período específico de tempo, dividida pela primeira conversão.

• Receita das empresas pela origem: receita total da empresa em um período específico de tempo, dividido por origem do lead. 

• Negócios fechados x meta: a receita de negócios fechados comparada à cota da equipe ou uma meta personalizada. Esse relatório também é altamente utilizado para avaliar o progresso de equipes e definir metas de vendas a serem atingidas. 

• Previsão do negócio: é o valor receita dos negócios em cada etapa do seu pipeline. Ou seja, todas as negociações irão aparecer, desde que possuam uma quantia associada a elas e a data de fechamento esteja dentro do prazo especificado no painel. 

• Previsão de negociações por proprietário: o valor receita do negócio previsto para ser fechado para qualquer propriedade de negócio. Aqui, a receita prevista é calculada multiplicando-se o valor da negociação pela probabilidade da fase de negociação em que se encontra. 

• Classificação do negócio: os membros da sua equipe de vendas são classificados pelo valor da receita do negócio fechado que eles trouxeram. 

• Classificação de receita do negócio: os proprietários do negócio são classificados por seus valores totais de negócios previstos, detalhando os negócios por fase do pipeline. A principal utilidade deste relatório está no rastreamento do desempenho dos membros da equipe com base na receita projetada. 

• Receita do negócio por fase e tipo de negócio: valores totais previstos para negócios em cada fase, detalhados por tipo de negócio. Os valores totais previstos são calculados multiplicando-se o valor da negociação pela probabilidade da fase de negociação. 

• Novos negócios criados: proprietários de negócios classificados pelo número de novos negócios criados, o valor total previsto de negócio abertos e o valor fechado no período selecionado (Negócios abertos são aqueles que não estão em fases de negócios fechado ou perdidos).

• Valor do negócio recente por fonte: o valor do negócio recente associado a cada fonte de contato. Apenas negociações com contatos associados são incluídos neste relatório. 

• Receita fechada por fonte: os valores de negócios fechados e divididos pela fonte original de contatos associados. Somente negócios com contatos associados são inclusos. 

Relatórios de funil personalizados 

Com os relatórios de funil personalizados, sua empresa tem mais flexibilidade para analisar objetos e atividades na sua conta da HubSpot. Sendo assim, a lista de relatório permite gerenciar todos os relatórios padrão em sua conta e qualquer relatório personalizado por você.

Assim, os relatórios de funil permitem analisar as taxas de conversão entre estratégias, seja no ciclo de vida ou em pipeline de negócio, ou em um funil de eventos personalizados. 

Demais relatórios de marketing no HubSpot 

Atualmente, a ferramenta de relatórios do HubSpot conta com diversas possibilidades de criação, especialmente nos relatórios personalizados, em que se é possível criar relatórios com fontes de dados principais de:

• Análise de e-mails de marketing
• Atividades da Web
• Atividades de e-mail marketing
• Interações com o anúncio por contato
• Métricas de desempenho de anúncios
• Mídia
• Orçamentos
• Publicações de blog
• E muito mais 

Relatórios de vendas HubSpot

Bom, excluindo os relatórios de receita apresentados anteriormente, que também são muito presentes nas equipes de vendas, separamos outros tipos de relatórios no HubSpot que vão impulsionar seus insights e suas tomadas de decisão. Veja só: 

Relatórios de valor fechado por BDR ou Account Executive

Aqui, você consegue entender quanto da receita foi fechada por cada um dos representantes de vendas e qual deles tem um desempenho melhor que os outros para tomar decisões melhores referentes ao seu time. 

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Assim, algumas dúvidas podem ser levantadas com base nesse relatório, como: 

• Os vendedores possuem uma estratégia de abordagem padrão?
• Quais tipos de conta o vendedor que gerou mais receita está abordando?
• Como replicar o desempenho do vendedor que gerou mais receita no restante do time? 

Relatórios de total de contatos criados x total de negócios fechados

Aqui, fica claro quantos contatos foram criados no último mês, quantos foram trabalhados, quantos negócios foram criados e quantos deles se tornaram clientes. 

Além disso, a tabela também faz um comparativo com o período selecionado anteriormente e identifica quedas ou aumentos no desempenho. 

Relatórios de funil de fase de ciclo de vida do contato

Esse relatório é fundamental para compreender como está o progresso dos seus contatos (leads) e onde estão os gargalos do seu funil de vendas. 

Assim, existem diversas visões para esse relatório, mas a própria HubSpot recomenda a versão em funil, por facilitar ainda mais a visibilidade dos pontos de melhoria. 

Relatórios de atividades por representantes de vendas

Com esse tipo de relatório, o gestor de vendas consegue acompanhar quais são os representantes de vendas que estão se envolvendo mais com os leads em um determinado período de tempo. 

Sendo assim, ele é de grande importância em termos comparativos com o primeiro relatório de vendas apresentado, que mostra os resultados de receita vindos por cada um dos representantes de vendas. 

Assim, comparar ambos os resultados pode dar insumos para começar a fazer uma previsão de resultados. 

Relatórios de Customer Success e atendimento HubSpot

Já os relatórios de Customer Success da HubSpot, apresentam dados para gerar insights que buscam melhorar a produtividade do seu time e a qualidade dos serviços prestados. 

Mas, para acessar esse painel, é preciso contar com o HubSpot Service Hub Professional ou Enterprise, selecionando o painel de serviço e clicando respectivamente no relatório desejado. Vejamos um pouco mais sobre eles: 

Relatórios de solicitações solucionadas e tempo médio

Pelo painel de relatórios do Service Hub, é possível acompanhar, por exemplo, quantas solicitações de clientes foram fechadas por cada proprietário e o tempo que cada membro do time leva para solucionar essas demandas. 

Dessa maneira, você pode comparar os resultados com metas estabelecidas e acompanhar o desempenho da equipe ou de cada colaborador de forma individual. 

Relatórios de histórico de volume de tickets e fonte

Outra ferramenta importante para acompanhar o desempenho da sua equipe de Customer Success é o volume de tickets ao longo do tempo. 

Assim, o HubSpot gera um gráfico super intuitivo em que é possível visualizar quantas solicitações entraram em um determinado período de tempo. Isso vai permitir que você avalie se as alterações do seu produto geram demandas de suporte, por exemplo. 

Já nos tickets por fonte é possível analisar por quais canais chegam às demandas e como atender apoiá-los da melhor forma. 

Relatórios de artigos da base de conhecimento ao longo do tempo

Este relatório apresenta um gráfico de exibição de artigos de base de conhecimento ao longo do tempo. Aqui, também é possível customizar a frequência.

Dito isso, o acesso a esse tipo de informação vai ajudar sua equipe de CS a tomar alguns direcionamentos. Caso as pessoas não tenham acessado sua base de conhecimentos, por exemplo, talvez seja necessária a produção de conteúdo com base nos tickets mais comuns para que o cliente possa recorrer ao autoatendimento. 

Se há um número de acessos satisfatórios na base, é importante observar as dúvidas mais constantes e levar esses insights para a equipe de desenvolvimento de produtos, para que assim ela possa lapidá-lo de modo a evitar que o cliente se depare com essas dúvidas e problemas. 

Relatórios de satisfação do cliente

Por fim, temos os famosos Relatórios NPS (Net Promoter Score), ou relatórios de satisfação do cliente, em que você e seu time conseguem acessar em tempo real as mudanças no seu NPS ao longo do tempo e ter uma ideia de como os clientes estão enxergando as relações com sua empresa (uma informação valiosa para a tomada de decisões).

Bom, agora que você já tem uma ideia de como são os relatórios da HubSpot, vejamos algumas outras ferramentas que são atreladas a essa. 

Ferramentas do HubSpot Analytics

As ferramentas de análise do HubSpot são uma extensão dos relatórios, capazes de explorar mais e coletar informações sobre os dados compilados nos relatórios.

Dessa maneira, você fornece uma compreensão mais profunda de suas tendências de marketing e comportamento do cliente, o que permite melhorar a sua eficácia geral no marketing, vendas e atendimento.

Algumas das ferramentas de análise da HubSpot são: 

• Análise de vendas: encontre informações sobre todas as atividades de vendas, como pipelines, previsão de vendas, desempenho do representante de vendas, negócio, etc. 

• Eventos comportamentais personalizados: permite criar eventos personalizados para que se possa acompanhar os cliques de botão, acionadores de meta e engajamento do usuário. 

• Análise de tráfego: permite que você rastreie o tráfego do seu site visualizando-o por fontes, cluster tópicos, tipo de dispositivo, país e muito mais. 

• Análise de campanha: para profissionais de marketing, essa é uma das ferramentas de análise mais úteis. Isso, pois permite medir a eficácia das campanhas de marketing em 5 áreas (contatos influenciados, sessões, novos contatos, negócios influenciados, receita influenciada). 

Seja rastreando blogs, postagens de rede social ou CTAs, a ferramenta de análise de campanhas  reúne todas as informações sobre uma única campanha e fornece uma visão geral de desempenho, também facilitando o rastreamento de quantos leads e receita essa campanha gerou.

Painéis do HubSpot (Dashboards) 

O painel de relatórios do HubSpot, ou Dashboards, é uma coleção diferente de relatórios que fornece uma visão geral de alto nível do seu desempenho.

Ao criar a conta da HubSpot pela primeira vez, você instantaneamente obtém um painel padrão, que é sua página inicial, a medida que você usa mais, pode personalizá-lo, adicionando outros relatórios ou até mesmo concluindo um novo painel de acordo com seus requisitos. 

Como criar um painel de relatórios no HubSpot

Bom, você pode utilizar o painel de relatórios que já existe na sua conta, ou criar outro. Vejamos os passos para essa segunda ação:

1. Navegue até a aba “Relatórios” e depois clique em “Painéis”.
2. Clique em “Criar painel” no lado superior direito.
   1. Selecione a opção “Criar do zero”.
      1. Nomeie seu painel e defina o acesso permitido. 
      2. Adicione os relatórios que estarão presentes no painel. 
   2. Selecione uma das opções em “Criar painéis a partir de modelos”, que incluem diversas opções com relatórios já pré-definidos. 

Principais desafios com relatórios personalizados

Para te ajudar a potencializar ainda mais seu poder de análise nesses relatórios, separamos os principais desafios enfrentados e como você pode superá-los: 

Análise de dados

Com tantos dados disponibilizados pelo HubSpot, as vezes é difícil saber como analisá-los para elaborar um plano de ação sobre como otimizar suas campanhas de marketing. 

Mas, transformar esses dados em insights valiosos é um trabalho que precisa ser feito. Para isso, separei algumas etapas importantes nesse processo: 

• Organize os dados: uma solução de entrega de dados como o Supermetrics da HubSpot simplifica a entrega segura de dados de mais de 100 plataformas de marketing e vendas. Ou então, você pode usar a função de arrastar e soltar do HubSpot para organizar seus relatórios por prioridade em seu painel, por exemplo. 

• Estabeleça a governança de dados: defina um membro da equipe responsável por manter seu repositório limpo, como um analista de dados ou líder de marketing. 

• Defina suas métricas norteadoras: decida junto de suas equipes as métricas importantes para sua empresa e seus objetivos. 

• Divida seus dados de marketing: aprofunde-se em seu conjunto de dados para procurar tendências de marketing, use a análise de dados para comparar métricas de várias plataformas entre si. Se você estiver avaliando o sucesso de uma determinada campanha publicitária no Facebook, por exemplo, não use métricas fornecidas pelo Facebook de forma isolada. 

• Transmita os dados de volta aos seus clientes: não colete dados por coletar, mas transforme isso em ações que vão redirecionar seu público-alvo para uma abordagem mais personalizada. 

• Crie relatórios regularmente: dados revelam padrões que só podem ser notados quando seus relatórios são gerados e acompanhados de forma regular em seu negócio.

Seleção de métricas

Quais métricas devem ser aplicadas para criar uma visão mais abrangente do desempenho de suas estratégias, campanhas e funcionários? 

Bom, uma métrica é uma força motriz por trás do seu painel, que geralmente está ancorada em metas de negócios, como reduzir a rotatividade, aumentar a fidelidade do cliente ou gerar novas receitas. 

Dito isso, antes de você começar a elaborar seu painel ou iniciar suas análises, é preciso fazer um brainstorming das três principais categorias de métricas para o seu painel e por quê. 

Assim, dessas três categorias, quais três métricas (ROI, por exemplo) ilustram melhor os insights que você deseja dessa categoria. Essa vai ser a principal força motriz do seu painel. 

Mas, caso você ainda encontre alguma dificuldade no uso de relatórios da HubSpot, a Aconcaia, agência parceira da plataforma, possui um serviço de sustentação que pode levar as melhores práticas e resultados para a sua empresa. 

Ou ainda, caso queira levar o HubSpot CRM para dentro da sua plataforma com qualquer um dos seus 5 Hubs, a Aconcaia também realiza implementações e migrações de sucesso. Confira: