Saiba como ajudamos a Sponte a migrar para o HubSpot em tempo recorde: 45 dias. Hoje eles têm mais produtividade, mais análise de dados e mais resultados.
Maurício Rech
Maurício Rech|icone relogio 8 min de leitura

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A Sponte é uma empresa de software que nasceu no Paraná, em 1998, e trabalha com dois produtos diferentes para potencializar os seguintes mercados: instituições de ensino — com o Sponte — e clínicas médicas — com o MedPlus

O intuito da Sponte sempre foi ser a maior referência no Brasil em soluções inteligentes nesses segmentos. É por isso que ela está há mais de 20 anos no mercado desenvolvendo ferramentas inovadoras que automatizam todos os processos da gestão escolar e de clínicas médicas.

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A Fluxo entrou na história da Sponte em um momento muito importante, lá no início de 2020. A empresa estava em pleno crescimento. Mas, para isso acontecer de forma saudável, precisávamos ajudá-la a identificar os atritos dos processos de vendas e de marketing.

O principal problema evidenciado foi a dificuldade para analisar as informações geradas e, em seguida, tomar decisões certeiras. Por isso, juntos, assumimos o desafio dobrado de implementar o HubSpot em 45 dias nas duas marcas da empresa: Sponte e MedPlus.

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A implementação foi um sucesso. Por isso, queremos compartilhar com você um pouco de como foi esse processo. Confira: 

A Sponte antes da migração para o HubSpot

A Sponte já tinha maturidade e compreendia o poder do marketing digital, assim como havia caminhado alguns passos no processo de vendas, que até então era extremamente complexo. 

Entretanto, a empresa precisava atingir uma ampla base de clientes como resultado dos investimentos em marketing digital. Além disso, ela precisava identificar os atritos do processo de vendas. Entre eles, a perda de bons leads pela falta de gerenciamento dos contatos e a dificuldade para analisar os dados coletados.

O grande desafio que encontramos no caminho foi que a Sponte utilizava ferramentas de marketing, pré-vendas e de CRM separadas. Isso fazia com que os dados de marketing e vendas sempre tivessem diferenças, dificultando o entendimento real do cenário. 

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Embora a Sponte tivesse uma equipe dedicada em coletar informações, as ações davam pouco ou quase nenhum resultado e, muitas vezes, ainda prejudicavam o fluxo de trabalho dos colaboradores. 

Um exemplo disso foi quando, na tentativa de solucionar o problema com os dados, muitos relatórios foram gerados em planilhas. Com isso, a empresa conseguiu uma visão macro do processo e, a princípio, tudo parecia estar resolvido. 

No entanto, a geração de planilhas começou a ficar exaustiva e fez com que o time trabalhasse mais na coleta de informação do que na própria análise desses dados e na tomada de decisões.

Foi nesse ponto em que fechamos a parceria com a Sponte, para potencializar o marketing digital e ajudá-los a mitigar esses pontos de estresse da empresa. 

Veja o que diz a Suellen Bosse, Gerente de Marketing na Sponte: 

“Com o atendimento próximo e foco em resultados, conseguimos potencializar nossos principais canais de conversões e isso tem refletido mensalmente em vendas.”

Por que a Sponte optou por migrar para o HubSpot?

Como a grande meta da Sponte era aumentar as conversões com a organização dos processos, o HubSpot se mostrou como o parceiro ideal, uma vez que acabou com as planilhas e centralizou todas as informações.

Ao utilizar diferentes softwares para as atividades em vendas, marketing e operações internas, a Sponte tinha um fluxo muito grande de trabalho operacional para manter os dados atualizados e integrados entre as plataformas. Como você viu, isso dificultava a análise integral de todos os números e informações.

Junto com a Fluxo, a empresa viu no HubSpot uma forma de resolver todos esses problemas com um só sistema.

A escolha pelo CRM se deu justamente para juntar esses dados de maneira correta e entender se as estratégias estavam funcionando e o real impacto de cada uma delas. Queríamos ter precisão sobre o ROI.

Além disso, quando começamos essa parceria, nos comprometemos a trabalhar com o Inbound Marketing de maneira aprofundada, com anúncios, fluxos de e-mail marketing, landing pages, materiais ricos e muito mais. Sem o HubSpot, jamais conseguiríamos analisar e mensurar os resultados de tantos canais.

Por fim, também entre as razões pelas quais escolhemos o HubSpot e não outras plataformas de automação de marketing digital, é que o software foi construído no modelo de flywheel e não mais o funil de vendas. 

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De maneira bem simplificada, entendemos a importância da abordagem do flywheel de tornar a jornada do cliente interminável. Os clientes da Sponte continuam sendo nutridos com conteúdos importantes e o relacionamento com a empresa é contínuo. Isso só é possível através do gerenciamento de relacionamento do HubSpot.

Case de sucesso Sponte: implementação HubSpot em 45 dias  | Fluxo

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Passo a passo do trabalho da Fluxo na migração do sales e marketing da Sponte para o HubSpot

Continue com a gente e entenda um pouco melhor do trabalho de 45 dias da Fluxo, em parceria com a Sponte, para implementar o HubSpot:

Início do projeto

O primeiro passo foi apresentar o nosso trabalho com o HubSpot e a forma como trabalhávamos com o Inbound Marketing. Aqui, também procuramos entender a fundo as necessidades da Sponte, tanto no sales quanto no marketing. 

Discutimos sobre a forma como conduzimos a criação de conteúdos educativos que orientam os leads pela jornada do cliente em direção à compra. A Sponte já havia trabalhado com conteúdo educacional, então essa fase foi mais dedicada a falar sobre o jeito Fluxo de fazer marketing digital.

Aqui também foi determinada a meta de implementar o HubSpot em um prazo de 45 dias, um período de tempo muito curto, especialmente se considerarmos que o desafio foi dobrado por se tratar de duas marcas: Sponte e MedPlus.

Configuração técnica

A Fluxo trabalhou lado a lado da Sponte na organização de todas as configurações técnicas no HubSpot. Mapeamos todos os ativos de marketing, como landing pages, eBooks, CTAs, formulários, pop-ups, e-mails e automações. 

Quanto ao sales, também mapeamos todos os processos comerciais, desde a entrada do lead para o pré-vendas. Dessa forma, conseguimos desenvolver um novo pipeline de vendas, totalmente centralizado.  Neste ponto, configuramos tudo o que precisava para funcionar no sistema.

O HubSpot na prática

Utilizando o HubSpot, a equipe da Fluxo, junto com a Sponte, começou a coletar dados e implementar o lead scoring na base de leads. Isso permitiu que a empresa identificasse o comportamento dos leads qualificados e passasse os contatos quentes diretamente para a equipe de vendas no momento certo.

Isso otimizou o trabalho da equipe comercial. Enquanto nós já cuidávamos atração, nutrição de leads e análise do lado de cá, eles cuidavam de efetivar a venda do lado de lá.

Embora houvesse uma estranheza inicial com o fim das planilhas, o treinamento para o HubSpot ajudou os membros da equipe a perceberem como a plataforma é fácil e intuitiva, e eles pararam de perder leads quentes pela falta de gerenciamento da base. 

A equipe da Sponte também percebeu que não perderia mais tempo perseguindo leads não qualificados e começou a alocar melhor o tempo para construir relacionamentos com clientes potenciais prontos para comprar.

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Os resultados

Como resultado da migração para o HubSpot, o time de marketing e comercial deixaram de utilizar planilhas e passaram a gerar relatórios em conjunto, com o objetivo de identificar problemas em diferentes áreas, como:

  • Na produtividade da equipe e individual
  • Tempo entre etapas da jornada do cliente
  • ROI dos canais de aquisição

Em pouco tempo, os processos de marketing e do time comercial evoluíram tanto que o avanço das estratégias da Sponte passou a ser constante, e o melhor de tudo: sem depender de outras ferramentas para isso.

Muito além disso, os benefícios não foram só iniciais, a Sponte e a Fluxo continuam recebendo bons resultados da parceria com o HubSpot até agora e a tendência é continuar. 

Isso porque, como as estratégias de marketing e o novo site que construímos para a empresa têm resultado em excelentes frutos — mais de 200 mil visitantes, aproximadamente 4 mil contatos e mais de 2 mil MQLs em apenas 6 meses, o HubSpot continua sendo uma mão na roda. 

Seria impossível gerenciar uma base tão grande de contatos sem desperdiçar oportunidades de vendas se deixássemos de lado o apoio de um CRM tão potente.

Não paramos por aí: suporte contínuo

Durante esse projeto de 45 com o HubSpot e também o de Inbound Marketing que continua há mais de dois anos, o papel da Fluxo foi amplo.  Ajudamos tanto no suporte em relação a questões técnicas sobre o HubSpot, quanto com as melhores práticas de Inbound.

Leia mais: Descubra como o Inbound Marketing e a nutrição de leads podem ajudar a sua empresa a decolar nas vendas

Hoje, a Sponte finalmente consegue aproveitar os dados coletados para tomar as melhores decisões. 

Case de sucesso Sponte: implementação HubSpot em 45 dias | Fluxo

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Por que a Sponte é um grande case de sucesso da Fluxo

A implementação do HubSpot usando uma metodologia clara e suporte completo foi uma maneira excelente de modernizar o departamento de marketing e de vendas da Sponte. 

Embora ter sucesso com uma implementação de CRM em 45 dias possa parecer impossível e desafiador, com o suporte, a estratégia e o planejamento da Fluxo, o resultado foi bem-sucedido e a Sponte colhe frutos até hoje. 

Hoje, todo o marketing digital e o sales da Sponte estão seguros de que não vão perder leads qualificados e o papel da Fluxo segue sendo compartilhamento das melhores práticas em relação ao Inbound Marketing para empresas de software e todo o suporte necessário com a plataforma. 

Nossa dica para qualquer empresa que lida com base de leads é abraçar também o HubSpot como CRM e, de preferência, não fazer isso sozinha. 

Nossos especialistas em HubSpot podem ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo o potencial da ferramenta. Podemos ajudá-la tanto no alinhamento de vendas e marketing, quanto na aquisição e qualificação de leads

Você também pensa em migrar para o HubSpot? Preparamos um webinar para tirar todas as suas dúvidas sobre como o HubSpot Software pode facilitar e abrir novas possibilidades de automação para dar um boost na atração e fidelização de novos clientes:

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